Henkilötietojen tietosisältö, säilytys ja luovutus Taloustutkassa
Taloustutkan rekistereissä (Taloustutka Oy rekisterinpitäjänä) on henkilötietoa useassa henkilötietoryhmässä kuten esimerkiksi yrityksen vastuuhenkilöt ja yrityksen päättäjätiedot. Henkilötietona luovutetaan tyypillisesti nimi, kontaktitietoa sekä yrityspäättäjän asematietoa. Lisäksi Taloustutka käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja myös palveluidensa käyttäjistä ja henkilöstöstään.
Tietovarannot ja henkilötietojen elinkaari
Henkilötietoa kerätään luotetuista tietolähteistä. Kerättävä tieto on tarpeellista ja se tarkastetaan eri menetelmin ennen tietokantaan tallentamista. Tietoa säilytetään tarpeellinen aika. Säilytysaika on määritelty jokaiselle tietoryhmälle/palvelulle erikseen. Säilytysajat on määritelty ”mitä tietoa kerätään tietokantoihin” -kohdassa.
Tietojen elinkaari
Henkilötiedon kerääminen
Henkilötietoa kerätään useista eri lähteistä. Tietolähteet ja käsittelyn laillisuusperusteet on määritelty Taloustutkan tietojenkäsittelyyn liittyvässä dokumentaatiossa.
Henkilötietojen tarkastus
Tiedot validoidaan Taloustutkassa automaattisin tarkistein.
Taloustutkan rekistereihin tallennettavat henkilötiedot määritellään asetuksen vaatimusten mukaisesti.
Henkilötietojen tulee olla: tarpeellisia, ajantasaisia sekä minimoitu. Henkilötietoja käsitellään aina lainmukaisesti.
Henkilötiedot rekistereissä ja järjestelmissä
Henkilötiedot säilytetään useissa eri tietokannoissa.
Pääsy tietoon on rajattu.
Tietoturva on huomioitu riittävän kattavasti.
Henkilötietojen luovutus
Viranomaisille, kun sääntely niin velvoittaa.
Asiakkaille erillisen sopimuksen mukaisesti.
Rekisteröidylle itselleen, kun he käyttävät oikeuttaan saada tätä tietoa.
Tietojen poistaminen
Tiedon poistamisen säännöt on määritelty tietoryhmäkohtaisesti.
Tietojen säilytysajat on määritetty rekisterikohtaisesti.
Henkilötietoryhmät
Alla on kuvattuna tietosisällöt, luovutukset ja tiedon säilytysajat.
1. Yrityshenkilöt (vastuuhenkilöt)
Tietosisältö
Henkilön asemaa tai tehtävää kuvaavat tiedot sekä yhteystiedot. Viralliset asematiedot, kuten esimerkiksi hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön yhtiömiehet, elinkeinonharjoittaja, toiminimenhaltija, nimenkirjoittaja, prokuristi, osakas, perustajaosakas, tilintarkastaja sekä konkurssipesän hoitaja.
Näihin asemiin liittyvät tiedot: asema, nimi, ammatti, osoite, kotipaikka, aseman alku- ja/tai päättymispäivä tai tiedon päivämäärä, kansalaisuus.
Lisäksi mahdollinen tieto rekisteröidyn antamasta lisäselvityksestä kaupparekisteritietoon sekä prokuristeista nimenkirjoitustapa.
Tiedon luovutus
Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän asiakkaille, jotka ovat tehneet rekisteripitäjän kanssa asiakassopimuksen tietojen käytöstä. Tietoja luovutetaan myös ilman vakituista asiakkuutta, ilman että käyttäjää tunnistetaan (mm. Taloustutkan avoin yritystietopalvelu). Yrityksen vastuuhenkilötietoja luovutetaan myös suoramarkkinointitarkoituksiin ja muihin osoitteellisiin lähetyksiin.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle itselleen tämän tekemän pyynnön perusteella.
Tiedon säilytysaika
Tietoja päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn/rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa ratkaisevaan on sen käyttötarkoitus.
Tieto poistetaan luottotietolain mukaisesti, kun henkilö eroaa em. asemasta. Tieto pyritään poistamaan kahdentoista (12) kuukauden sisällä siitä, kun eroaminen on merkitty kaupparekisteriin.
2. Yrityksen päättäjätiedot
Tietosisältö
Rekisteri sisältää tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä tai asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä ja sitä käytetään hänen työtehtäviinsä liittyvän informaation lähettämiseen. Tällaisia tietoja ovat mm. henkilön yhteystiedot.
Rekisteri sisältää myös muita tietoja, jotka rekisterinpitäjän mielestä ovat tarpeellisia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.
Rekisteri sisältää myös tietoa tietojen käsittelykiellon pyytäneiden henkilöiden osalta (asetus 21. Artikla).
Tiedon luovutus
Rekisteristä luovutetaan tietoja niille, jotka tarvitsevat tietoja lähettääkseen rekisteröidylle tämän työtehtäviin kuuluvaa informaatiota. Tietoja voi käyttää myös mielipide- tai markkinatutkimukseen sekä asiakasrekisterin päivittämiseen.
Tietojen käytön ehdoista sovitaan asiakassopimuksissa ja/tai käyttöehdoissa.
Tietoja luovutetaan selaimen (verkkopalvelu) kautta sekä sähköisinä tiedostoina.
Tietoja käyttävät velvoitetaan ilmaisemaan osoitelähde, osoitteellisissa lähetyksissään, ja noudattamaan omassa toiminnassaan tietosuojasääntelyä ja tietojen käyttöä koskevaa sääntelyä.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Tiedon säilytysaika
Tietoja päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn/rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa ratkaisevaan on sen käyttötarkoitus.
3. Taloustutkan palvelun käyttäjätiedot
Tietosisältö
Taloustutkan palveluiden osalta on tietoja vain sellaisista henkilöistä yhteystietoineen, joiden työnantajat ovat asiakassuhteessa Taloustutka Oy:hyn. Lisäksi rekisterissä on Taloustutkan oma henkilökunta, joilla on käyttäjäoikeuksia palveluihin.
Rekisteröidyistä on tietoa henkilön asemasta, työtehtävistä ja muista vastaavaista tiedoista, joilla on merkitystä asiakassuhteen hoitamisessa ja palveluiden käyttämisessä. Rekisteröidyt eivät itse ole asiakassuhteessa Taloustutka Oy:hyn.
Taloustutkan palveluiden asiakkaiden henkilötiedot:
- Etunimi
- Sukunimi
Yhteystiedot:
- Sähköposti
- Matkapuhelinnumero
- Osoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Markkinointiluvat sähköpostitse tai puhelimitse
Asiakkuuteen ja sisältöjen käyttöön liittyvät tiedot, kuten:
- Asiakkuuden alkaminen ja päättyminen
- Käyttäjätunnus
- Tiedot tilatuista ja käyttöönotetuista palveluista
- Mainonnan ja suoramarkkinoinnin toimivuudesta saatavat tiedot
- Verkkopalvelun sisällön käytöstä saatavat tiedot
- Verkkokauppa-asiointiin liittyvät tiedot kuten ostotapahtumat ja niiden ajankohdat ja maksutapahtuma -tieto
Jäljempänä kuvattujen evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla voimme lisäksi kerätä tietoa siitä, miten käyttäjä käyttää sivustoa tai palveluitamme.
Tiedon luovutus
Taloustutkan palvelujen käyttäjätunnuksista voidaan luovuttaa tietoa palvelun käyttäjän edustamalle organisaatiolle (esim. työnantajalle).
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Avoimen yritystietopalvelun käyttäjätietoja voimme luovuttaa perusteltuja käyttötarkoituksia varten.
Sivuston välityksellä käyttäjien antamia tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:
- Sivuston ja palveluidemme toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille, kuten maksupalvelun tarjoajille
- Viranomaisille siinä tapauksessa, että laki niin vaatii
Tiedon säilytysaika
Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn taikka rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus, eli asiakassuhteen hoito.
Taloustutkan avoimessa yritystietopalvelussa tietoja säilytetään asiakkuuden keston ajan sekä kaksikymmentä (24) kuukautta asiakkuuden päättymisen jälkeen.
Mikäli henkilö on antanut markkinointiluvan, tietoja säilytetään viisi (5) vuotta.
4. Taloustutkan asiakasrekisteri
Tietosisältö
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista henkilöistä yhteystietoineen, joiden työnantajat ovat asiakassuhteessa Taloustutka Oy:hyn tai mitkä yhtiöt ovat Taloustutka Oy:n potentiaalisia asiakkaita.
Rekisteröidyistä on tietoa työnantajasta, henkilön asemasta, työtehtävistä ja muista vastaavaista tiedoista, joilla on merkitystä asiakassuhteen hoitamisessa. Rekisteröidyt eivät itse ole asiakassuhteessa Taloustutka Oy:hyn.
Tiedon luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle.
Rekisteristä luovutetaan tietoja rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Tiedon säilytysaika
Tietoja päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn taikka rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus.
5. Taloustutkan markkinointitietokanta
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on rekisterinpitäjän keskitetyn markkinointitietokannan käyttö viestintään ja markkinointiin asiakkaille, verkkopalveluihin rekisteröityneille sekä markkinointilistoillemme liittyneille.
Tietosisältö
Päättäjien yhteys- ja asematiedot.
Tiedon luovutus
Tietoa ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Tiedon säilytysaika
Asiakkuuden keston ajan, ja palveluihin rekisteröityneille sekä markkinointilistoille liittyneille viisi vuotta.
6. Taloustutkan henkilöstötiedot
Tietosisältö
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista henkilöistä yhteystietoineen, jotka ovat tai ovat olleet työsuhteessa Taloustutka Oy:hyn.
Tietoryhmät:
- henkilön perustiedot (syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot)
- työsuhdetta koskevat tiedot
- palkanlaskentatiedot
- koulutustiedot
- työhistoria
- mahdollinen tieto turvallisuusselvityksen tekemisestä
Tiedon luovutus
- Vuosi-ilmoitukset eläkeyhtiölle ja veroviranomaisille.
- Ilmoitukset tapaturmavakuutusyhtiöille.
- Ulkoistettuun palkanlaskentaan.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Tiedon säilytysaika
Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn taikka rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus eli työsuhdeasioiden hoito.
Lakisääteiset poistoajat henkilötiedolle.
Henkilötietojen välittäminen Taloustutkan asiakkaille
Tietoa välitetään Taloustutkan asiakkaille ja yhteistyökumppaneille, joilla on lain mukainen peruste käsitellä henkilötietoa (luottotietolaki, GDPR). Taloustutkan palvelujen käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset Taloustutkan palveluun.
Alla on listattu palvelut, joissa henkilötietoa välitetään. Rekisterit, joissa tietosisältönä henkilötietoa, on kuvattu erikseen tietojen keruun ja käsittelyn yhteydessä. Henkilötietoa välitetään yksittäisinä tietoelementteinä ja osana raportteja.
Henkilötietoja välittävät Taloustutkan palvelut
Taloustutkan yritystietopalvelu
- Yrityksen edustajat ja yrityksen päättäjätiedot (vastuuhenkilöt, nimenkirjoittajat)
- Henkilön yritysyhteydet (luottotietolaissa rajatut vastuuhenkilöasemat)
- Yritystietopalvelun yritysraportit, joissa henkilötieto (nimi, sähköposti) on osana raportteja (vastuuhenkilöt, nimenkirjoittajat, päättäjät)
- Tilaajavastuuraportti (vastuuhenkilö, nimenkirjoittaja)
- Kävijädata (cookie-tiedot verkkopalveluiden analytiikan kautta)
Evästeet
Taloustutka käyttää verkkosivuillaan niin kutsuttuja evästeitä antaakseen käyttäjälle mahdollisuuden tiettyjen toimintojen käyttämiseen sekä saadakseen tietoja vierailuista verkkosivustolle.
Mitä evästeet ovat?
Eväste on pieni tietoja sisältävä tekstitiedosto, joka tallentuu käyttäjän tietokoneelle. Evästeitä on kahdenlaisia. Ensimmäiset ovat niin kutsuttuja pysyviä evästeitä, jotka tallentavat tiedoston käyttäjän tietokoneelle, kunnes kyseinen tiedosto poistetaan. Toiset taas ovat niin kutsuttuja istuntokohtaisia evästeitä, jotka poistetaan, kun käyttäjä sulkee verkkoselaimen.
Mihin evästeitä käytetään?
Istuntokohtaisia evästeitä lähetetään käyttäjän tietokoneen ja Taloustutkan palvelimien välillä, jotta käyttäjästä voidaan saada tietoja esimerkiksi siitä, mitä käyttäjätunnusta hän käyttää. Lisäksi käytetään ulkopuolisia evästeitä, joiden avuilla kerätään tietoa siitä, miten käyttäjä käyttää verkkosivustoa, esimerkiksi missä verkkosivuston osissa hän useimmiten vierailee, tarkoituksena on analysoida verkkosivuston käyttöä sekä parantaa käyttäjäkokemusta.
Kuinka käyttäjä voi poistaa evästeet käytöstä?
Käyttäjä voi itse valita, haluaako hän hyväksyä evästeet vai ei. Käyttäjä voi välttää evästeiden vastaanottamisen muuttamalla verkkoselaimen asetuksia. Tämä voi kuitenkin johtaa siihen, ettei palvelu toimi oikein. Käytetystä verkkoselaimesta riippuu, millä tavalla evästeet poistetaan käytöstä. Ohjeet löytyvät verkkoselaimen valikosta ”Ohje” tai vastaavasta valikosta.